Berichtenverkeer en facturatie

Rondom Wijchen streeft er naar om de administratieve relatie met de leveranciers zo optimaal mogelijk in te richten. In dat verband vragen wij uw aandacht voor het navolgende.

Facturatie

Conform de door Leverancier met Rondom Wijchen gesloten Leveranciersovereenkomst is het volgende afgesproken met betrekking tot de facturatie

  1. Leverancier garandeert Rondom Wijchen dat alleen activiteiten worden gedeclareerd waarvoor zij opdracht heeft gekregen (zonder toewijzing, het zogenaamde 301-bericht geen declaratie).
  2. Leverancier garandeert Rondom Wijchen dat alleen activiteiten worden gedeclareerd die feitelijk zijn uitgevoerd.
  3. Leverancier ontvangt betalingen binnen een termijn van 30 dagen. Deze termijn gaat in op het moment dat Rondom Wijchen het declaratiebericht heeft ontvangen.
  4. Leverancier richt zijn administratie zodanig in dat zij in ieder geval voldoet aan de minimumeisen die de Belastingdienst stelt aan Leverancier.
  5. Leverancier richt zijn administratie zodanig in dat het te allen tijde mogelijk is om een relatie te leggen tussen de zorgtoewijzing (beschikking) van een Cliënt en de tijd besteed aan zorg voor de Cliënt.
  6. Leverancier registreert de uitgevoerde werkzaamheden per Client op een wijze die past bij zijn/haar bedrijfsvoering en die past bij het tarief van het product;
    7. Leverancier creëert uit deze registratie van uitgevoerde werkzaamheden op navolgbare en controleerbare wijze de declaratie met genoemde productcodes welke naar Rondom Wijchen wordt verstuurd;
    8. Door het inrichten en zorgvuldig uitvoeren van regulier berichtenverkeer, monitoren zowel Leverancier als Rondom Wijchen welke Cliënten zorg ontvangen. De tijdregistratie dient daarbij herleidbaar te zijn naar de individuele medewerker en Cliënt.;
    9. Leverancier verleent op verzoek van Rondom Wijchen medewerking aan bestandsvergelijking op deze Cliëntregistratie.

Berichtenverkeer (VECOZO en facturatie)

Vanaf 1 januari 2018 dient het berichtenverkeer en het facturatieproces tussen de Leverancier en de gemeente te verlopen via VECOZO en het GGK (Gemeentelijk Gegevensknooppunt). In onderstaande handleiding wordt dit proces in hoofdlijnen uiteengezet.

De gemeente Wijchen en Rondom Wijchen streven gezamenlijk te komen tot een zoveel mogelijk eenduidige manier van werken. Onderstaande manier van werken is hierop van toepassing.

Berichtenverkeer.png

Voorwaarden om deel te nemen aan het berichtenverkeer

Om deel te nemen aan het berichtenverkeer moet de aanbieder aan een aantal voorwaarden voldoen. De aanbieder moet:

  1. Een Leveranciersovereenkomst hebben met Rondom Wijchen.
  2. Een AGB-code voor hebben, aan te vragen via http://www.agbcode.nl.
  3. Deze AGB-code dient aangesloten te zijn op het knooppunt van VECOZO (www.vecozo.nl).
  4. In staat zijn om berichten te lezen en te genereren. Dit kan:
    a. Door middel van een softwarepakket. Deze komen in alle soorten en maten voor. Het Zorginstituut Nederland heeft een lijst met softwarepakketten voor het Wmo berichtenverkeer.
    b. Door middel van de VNG Berichtenapp: https://berichtenapp.vng.nl/. De app is door iedereen bruikbaar en bijzonder handig voor de kleinere aanbieders. U moet eenmalig regelen dat u hier gebruik van kan maken via een zogenaamd toestemmingsformulier. Vanuit de app kunt u het bericht meteen doorsturen naar VECOZO. Zie voor meer info en veel gestelde vragen over de Berichtenapp: .
  5. Op de hoogte zijn van welke producten u mag leveren aan Rondom Wijchen. De geldende tarieven en producten zijn voor Rondom Wijchen vastgesteld door de gemeente Wijchen. Deze gegevens kunt u vinden op de site van Rondom Wijchen.

Aanvragen indicatie/verzoek om toewijzing zorg

Om via het berichtenverkeer te kunnen declareren moet er eerst een opdracht verleend zijn door de gemeente (Wmo301/Jw301 Toewijzingsbericht). Daarna moet er natuurlijk zorg geleverd worden. Het proces van aanvraag tot en met het leveren van is als volgt:

  1. Cliënt meldt zich met zijn hulpvraag bij het sociaal wijkteam of de huisarts.
  2. Met de cliënt wordt een keukentafelgesprek gevoerd.
  3. De uitkomst wordt vastgelegd in een Ondersteuningsplan.
  4. Gemeente verwerkt het Ondersteuningsplan (houdt rekening met verwerkingstijd).
  5. Als er een maatwerkvoorziening wordt ingezet, stuurt de gemeente de betreffende Leverancier een Wmo301 bericht via VECOZO (voorheen was dit een toewijzingsbericht zorg). Dit is de toewijzing van de cliënt aan de aanbieder.
  6. Er kan pas gedeclareerd worden als er een 301 toewijzingsbericht vanuit de gemeente naar de Leverancier verstuurd is, niet eerder!
  7. Een Wmo301/Jw301 toewijzingsbericht moet u niet verwarren met de beschikking. De beschikking geeft de gemeente af aan de cliënt, zodat de cliënt weet dat deze toegang heeft tot hulp en voor welke hulp deze toestemming geldt.
  8. Als antwoord stuurt u de gemeente een Wmo302 of Jw302 bericht.
  9. Leverancier levert zorg.
  10. Leverancier stuurt een Wmo305/Jw305 bericht wanneer de zorg daadwerkelijk start.

Overige berichten en mutaties

  • Wmo307/Jw307: einde zorg

Wanneer de zorgverlening aan de cliënt eindigt op een andere einddatum welke in het 301 bericht staat, dan stuurt u de gemeente een Wmo307 of Jw301 bericht. In het 307 bericht geeft u hierbij de reden van voortijdige beëindiging aan. U ontvangt een Wmo308 dan wel Jw308 bericht retour.Wi

  • Wijzigingen in zorgbehoefte

Heeft de cliënt gedurende de looptijd van een traject een andere zorgbehoefte? Dan moet als volgt gehandeld worden: De cliënt neemt contact op met het Sociaal Wijkteam en meldt de gewijzigde hulpvraag. Het Sociaal Wijkteam bepaalt samen met de cliënt of het Ondersteuningsplan moet worden aangepast en hoe de hulp moet worden aangepast. Wanneer besloten wordt tot een aanpassing ontvangt u eerst een Wmo307/Jw307 beëindigingsbericht van de huidige indicatie. Daarna ontvangt u van de gemeente een Wmo301of Jw301 bericht met de nieuwe indicatie.

  • Einde van een indicatie en vervolg nodig?

Er moet dan een nieuwe verwijzing van het Sociaal Wijkteam komen indien er nog steeds een hulpvraag is. De cliënt moet in dit geval zelf tijdig contact opnemen met het Sociaal Wijkteam indien het gewenst is dat de zorg doorloopt.

Facturatie en declaratie

U gebruikt altijd de declaratieformulieren.

  1. Verleende zorg brengt u in rekening bij de gemeente via een Wmo303 of een Jw303bericht waarin voor elk zorgopdracht een aparte regel wordt gebruikt. De declaratie is een verzamelfactuur. U levert dus per maand één factuur in met daarop vermeld alle klanten die in die maand bij u in zorg zijn geweest. En niet dus per klant 1 factuur.
  2. U declareert of factureert dus met een MAANDFACTUUR
  3. Uw eerste factuur kan nooit een eerdere begindatum hebben dan de startdatum zorg die is doorgegeven in het 301 bericht, en als u een 305 heeft gestuurd niet eerder dan de datum welke hierin is vermeld.
  4. De productcategorie en productcode op uw factuur zijn identiek aan de productcategorie en productcode uit het 301 bericht. U vindt deze codes ook in het Leveranciersregister van Rondom Wijchen.
  5. Volume en eenheid op uw factuur vallen binnen het geïndiceerde volume en de eenheid uit het 301 bericht.
  6. Het te factureren tarief komt overeen met het gecontracteerde tarief voor 2018.
  7. Factureer met de AGB-code welke is aangesloten op VECOZO en welke u heeft geregistreerd bij de Rondom Wijchen; factureer iedere keer met dezelfde AGB-code. U kunt maar met één AGB-code factureren voor de Wmo, voor de Jeugd kunt u eventueel met een andere AGB-code factureren. Let op! Geef aan Rondom Wijchen de juiste AGB-code door.
  8. Gemeente stuurt een 304 en zorgt voor betaling conform het 303 bericht. Als uw facturatie wordt goedgekeurd (en er dus betaald wordt), ontvangt u een ‘lege’ 304. Wordt uw declaratie (deels) afgekeurd, dan staat hier de reden van uitval in. Deze redenen in de 304 zijn vaak niet specifiek genoeg om voor de aanbieder te achterhalen waar het probleem zit. Als er uitval is op een declaratie die nadere toelichting nodig heeft, kunt u contact opnemen met de backoffice wmojeugdwijchen@wijchen.nl of via zorgmail: wmojeugdwijchen@zorgmail.nl.
  9. U kunt 304 berichten ook analyseren met de validatiemodule van i-standaarden.

Flexibiliteit

Het is soms gewenst zorg of hulp flexibel in te zetten. Dit wordt individueel bepaald. Dit is standaard ingeregeld en mag zonder nader overleg.

Denk aan uw CAK-opgave

Let voor wat betreft de WMO op de op u rustende verplichting van aanlevering van de geleverde zorg aan het CAK. Op basis hiervan ontvangen wij de eigen bijdrage. Dit moet u (de leverancier) 4-wekelijks doen.

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.